Widełki płacowe w ogłoszeniach – co mówi prawo i jak się przygotować? Czyli grudniowa aktualizacja dla HR

Od grudnia 2025 r. przedsiębiorcy zatrudniający pracowników muszą być gotowi na nowe obowiązki wynikające z prawa pracy. To dopiero początek szerszej reformy, związanej z wdrażaniem unijnej dyrektywy o jawności wynagrodzeń oraz krajowej ustawy transponującej jej przepisy. Za wdrożenie zmian odpowiada Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej. 

Obowiązek udzielania dnia wolnego od pracy 

Data 24 grudnia 2025 r. jest podwójnie przełomowa dla prawa pracy. Po pierwsze, po ubiegłorocznej nowelizacji ustawy o dniach wolnych od pracy dzień 24 grudnia, jako Wigilia Bożego Narodzenia, został na stałe wpisany jako oficjalny dzień wolny od pracy. Pracodawcy będą obowiązani zwolnić pracowników od świadczenia pracy w tym dniu z zachowaniem prawa do wynagrodzenia. W przypadku Wigilii Bożego Narodzenia obowiązują te same zasady co w przypadku innych dni wolnych od pracy. Pracodawca będzie mógł wymagać od pracownika obecności, jeśli będzie ona uzasadniona szczególnymi potrzebami firmy. W takim przypadku  pracownikowi w zamian przysługuje dzień wolny lub dodatkowe wynagrodzenie. 

Dyrektywa o jawności wynagrodzeń 

Znacznie więcej kontrowersji wśród pracodawców wprowadzają tzw. „przepisy o jawności wynagrodzeń”. Kierunek zmian został wyznaczony przez Dyrektywę UE 2023/970 (Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2023/970 z dnia 10 maja 2023 r. w sprawie wzmocnienia stosowania zasady równości wynagrodzeń dla mężczyzn i kobiet za taką samą pracę lub pracę o takiej samej wartości za pośrednictwem mechanizmów przejrzystości wynagrodzeń oraz mechanizmów egzekwowania (Dz. U. UE. L. z 2023 r. Nr 132, str. 21), co oznacza, że to Unia Europejska nakłada na przedsiębiorców z całej UE obowiązek przeglądu swoich praktyk w obszarze zatrudnienia. Nie oznacza to jednak, że restrykcje i wymogi w każdym z państw będą jednakowe. 

Aby obowiązki z dyrektywy mogły obowiązywać w państwie członkowskim, muszą one zostać zapisane w treści ustaw i rozporządzeń krajowych, przyjmowanych zgodnie z procedurą danego państwa. Formalnie, przepisy te powinny wejść w życie do dnia 7 czerwca 2026 r., polski ustawodawca zdecydował się jednak dokonać częściowej transpozycji z dniem 24 grudnia 2025 r. 

Dyrektywa ma charakter harmonizacji minimalnej, w praktyce oznacza to, że władze krajowe w ustawach mogą wprowadzić lub utrzymać przepisy, które są korzystniejsze dla pracowników niż te ustanowione w Dyrektywie. Zatem przy ostatecznym wdrożeniu regulacji wewnętrznych, decydujące znaczenie będą mieć przepisy krajowe, na które czekamy. 

Polska ustawa 

Dyrektywa  o jawności płac, została już częściowo wdrożona ustawą z dnia 4 czerwca 2025 r., która wejdzie w życie tuż przed świętami Bożego Narodzenia – 24 grudnia 2025 r. Od tego dnia pracodawcy będą obowiązani do: 

1.Przekazywania osobom ubiegającym się o zatrudnienie na danym stanowisku informacji o wynagrodzeniu całkowitym uwzględniającym wszystkie składniki oraz o jego początkowej wysokości lub jego przedziale. Jeżeli u danego pracodawcy takowy obowiązuje, informację o postanowieniach układu zbiorowego pracy lub regulaminu wynagradzania regulujących powyższe kwestie. 

Istota zmiany sprowadza się do tego, że niedoszły pracownik powinien otrzymać informację z „wyprzedzeniem umożliwiającym zapoznanie się z tymi informacjami”, taka aby mogła ona podjąć świadome i przejrzyste negocjacje ze sowim przyszłym pracodawcą. Warunek przekazania informacji z wyprzedzeniem uznaje się za spełniony jeśli przekaże informacje przy pierwszej inicjatywie podjętej przez niego względem potencjalnego pracownika, czyli: 

• W klasycznej sytuacji, gdy to pracodawca w otwartym naborze szuka pracowania do obsadzenia wakatu – w ogłoszeniu o pracę, 

• W przypadku, gdy pracodawca nie publikował takiego ogłoszenia i nie ogłaszał naboru np. w przypadku kontaktu z kandydatem, którego dane zostały zapisane w bazie, albo gdy nie publikował tych informacji w ogłoszeniu – co do zasady, przed rozmową kwalifikacyjną, 

• W przypadku, gdy pracodawca nie publikował takiego ogłoszenia i nie ogłaszał naboru, ani nie przekazał informacji przed rozmową kwalifikacyjną – przed nawiązaniem stosunku pracy. 

W praktyce przepisy te budzą wiele wątpliwości. Podchodząc do nich liberalnie, można powiedzieć, że w każdym przypadku ostatnim dopuszczalnym momentem na przekazanie informacji, będzie moment podpisania dokumentów kadrowych lub moment bezpośrednio poprzedzający dopuszczenie do świadczenia pracy – przy domniemanym zawarciu umowy o pracę. Regulacja ta mogłaby mieć sens w przypadku wieloetapowych rekrutacji, trwających  tygodnie lub miesiące lub w przypadku nawiązania kontaktu ze wspomnianymi już kandydatami z bazy. Jeśli proces rekrutacyjny zaczynałby się w reżimie starych przepisów, gdzie  obowiązek publikacji widełek płacowych nie obowiązywał , regulację tę można by traktować jako przepis przejściowy. Jest to jednak przepis, który miał dawać pracownikom gwarancje, których realnie nie ma. 

 2. Kolejnym wymogiem jest stosowanie neutralnych pod względem płci nazw stanowisk. Chodzi tu zarówno o stanowiska już utworzone w firmie, jak i  w ogłoszeniach o naborze na stanowisk. Z tego rodzaju nazwami można się spotkać przy zawodach, które naturalnie są silnie sfeminizowane lub odwrotnie – co do zasady wykonywane są przez mężczyzn. Dodatkowo pracodawca powinien dołożyć staranności, aby proces rekrutacyjny przebiegał w sposób niedyskryminujący. 

3. Ostatnia zmiana dotyczy zakresu danych, jakich pracodawca może żądać od kandydata do pracy. Doprecyzowane zostało, że w ramach informacji o przebiegu dotychczasowego zatrudnienia, pracodawca nie może żądać informacji o wynagrodzeniu jakie otrzymuje kandydat w obecnym stosunku pracy oraz jakie otrzymywał on w poprzednich stosunkach pracy. Przepisy regulujące świadectwo pracy wskazują, że na żądanie pracownika pracodawca powinien podać także informację o wysokości i składnikach wynagrodzenia. 

Należy zatem ocenić, że na tym etapie polskiemu ustawodawcy udało się przyjąć jedynie zmiany kosmetyczne. Zwlekanie z przepisami ustawy do ostatniej chwili wpływa niekorzystanie na sektor przedsiębiorstw, którego przedstawiciele będą zmuszeni do szybkich wdrożeń w celu zapewnienia zgodności z prawem pracy. Projekt ustawy przewidujący pełne wdrożenie, nie został jeszcze opublikowany. 

Co jeszcze reguluje Dyrektywa 

Warto pamiętać, że dyrektywa nie reguluje tylko samego obowiązku podawania proponowanego wynagrodzenia w ogłoszeniach o pracę, jej nadrzędnym celem jest zagwarantowanie realnej równości wszystkich płci. Dotyczy ona sytuacji, gdy mamy do czynienia ze świadczeniem pracy w ramach stosunku pracy w rozumieniu prawa pracy, a także w wybranym zakresie, do kandydatów, czyli osób starających się o zatrudnienie. 

Najważniejsze obowiązki dla przedsiębiorcy:  

• Przegląd struktur wynagrodzeń pod kątem zapewniania równych wynagrodzeń za taką samą pracę lub pracę o takiej samej wartości. Przy czym wynagrodzenie rozumiane jest szeroko, z uwzględnieniem innych niż podstawa świadczeń pieniężnych i rzeczowych, otrzymywanych przez pracownika. 

• Ustanowienie kryteriów wynagradzania oraz zapewnienie pracownikom łatwego dostępu do tych kryteriów, które są stosowane do określania wynagrodzenia pracowników, poziomów wynagrodzenia i progresji wynagrodzenia. 

• Udzielanie pracownikom informacji o indywidualnym poziomie wynagrodzenia danego pracownika oraz o średnich poziomów wynagrodzenia – na wniosek takiego pracownika. 

• Raportowanie tzw. „luki płacowej”, rozumianej jako różnicę średnich poziomów wynagrodzenia między zatrudnionymi u pracodawcy pracownikami płci żeńskiej i męskiej. 

• Przeprowadzenie tzw. „wspólnej oceny wynagrodzeń” w celu zidentyfikowania różnic w wynagrodzeniach pracowników zatrudnionych w zakładzie pracy i zidentyfikowania takich przypadków, gdzie różnica ta nie wynika z obiektywnych kryteriów. 

Podsumowanie 

Pełna rewolucja związana z jawnością wynagrodzeń czeka nas w 2026 roku – koniec roku 2025 to dobry czas, aby do tej rewolucji się przygotować. Dla pracodawców to czas na przeprowadzenie wewnętrznych audytów, zebranie informacji, stworzenie nowych procedur i regulacji wewnętrznych lub aktualizację obecnych – ale także śledzenie kolejnych kroków ustawodawcy.  

Transparentność płacowa zacznie obowiązywać od grudnia 2025 roku, gdzie pojawi się obowiązek przeglądu praktyk HR, dotyczących pierwszego etapu jakim jest publikacja ogłoszeń o pracę. 

Jako Zespół Kancelarii Vincent Legal, posiadamy doświadczenie w zapewnianiu zgodności działalności przedsiębiorstw z regulacjami prawnymi i branżowymi – poparte certyfikacją z obszaru Compliance. Zapraszamy Państwa do kontaktu. 

Główne słowa kluczowe: 

• jawność wynagrodzeń 

• widełki płacowe w ogłoszeniach 

• obowiązek informowania o wynagrodzeniu 

• prawo pracy 2025 

• transparentność płacowa 

• regulacje wynagrodzeń UE 

• obowiązek publikacji widełek płacowych