Prawnik przedsiębiorców i obsługa prawna przedsiębiorstw – jak wybrać dobrego prawnika biznesowego dla firm?

W kuluarowych rozmowach często mówi się, że z poważniejszym problemem prawnym „trzeba iść do adwokata”. Wielu osobom takie rozwiązanie przychodzi na myśl po rozpakowaniu sądowej przesyłki, w której znajduje się pozew lub co gorsza – nakaz zapłaty, wydany w sprawie o której nie miały pojęcia. Niepewności dodają długie pouczenia pisane drobną czcionką i niezrozumiałym językiem oraz lista ustaw i artykułów z której niewiele wynika. O ile osoba prywatna może nie mieć z góry powziętego planu, o tyle świadomy przedsiębiorca powinien zabezpieczyć się przed ryzykami biznesowymi z wyprzedzeniem. Kluczowym czynnikiem jest korzystanie ze wsparcia prawnego świadczonego przez doświadczonych i zaufanych prawników specjalizujących się w obsłudze przedsiębiorców. Jak ono powinno wyglądać i kiedy zgłaszać się z problemem? Jest tylko jedna właściwa odpowiedź – możliwie jak najwcześniej.

Kiedy „warto” zwrócić się do prawnika

W dobie Internetu, forów społecznościowych i sztucznej inteligencji pokusą może być skorzystanie z dobrych rad i doświadczeń innych użytkowników w sieci lub z gotowych wzorów pism, które należy jedynie pobrać i uzupełnić własnymi danymi. Czy zawsze warto wybierać najprostsze rozwiązania? Możemy próbować własnych sił, gdy sprawa nie jest dla nas istotna i jesteśmy gotowi na ewentualną przegraną przed sądem. Ustawodawca  traktuje również bardziej pobłażliwie niektóre kategorie uczestników postępowania, takie jak konsumenci czy pracownicy, albo osoby dochodzące należnych im świadczeń alimentacyjnych. W takich przypadkach, sądy nie wymagają zachowania najwyższych standardów formalności, co nie oznacza że jesteśmy zwolnieni z udowodnienia swoich racji. Zupełnie inaczej wygląda postępowanie przed sądem z udziałem przedsiębiorców – tu nawet najmniejszy błąd procesowy może skutkować przegraną.

Przepisy zmieniają się dynamicznie. Aktualnie sądy gospodarcze orzekają w oparciu o odrębną procedurę, którą wyróżnia po pierwsze – opieranie się przez sąd w głównej mierze lub wyłącznie na dokumentach, po drugie – tzw. prekluzja dowodowa, która nakazuje stronie załączyć wszystkie dowody do pierwszego pisma w sprawie. Takie rozwiązania miały na celu przyspieszyć postępowanie. W praktyce jednak słabsza strona która nie korzystała z pomocy profesjonalnego pełnomocnika naraża się na niekorzystne dla siebie rozstrzygnięcie. Praktyka pokazuje, że mniejsi przedsiębiorcy sięgają po pomoc do kancelarii prawnych dopiero po zakończeniu postępowania w pierwszej instancji. Prawnik biznesowy ma mocno ograniczone możliwości działania w postępowaniu odwoławczym, stąd tak ważnym jest, aby po korzystać z usług prawnych dla firm na jak najwcześniejszym etapie. Pomoże to ograniczyć potencjalne straty w przyszłości, a już na pewno pozwoli przedsiębiorcy  znaleźć się w lepszej pozycji procesowej.

 Warto pamiętać, że prowadząc własny biznes, nie kładziemy na szali jedynie wypracowanego zysku, zachowania płynności finansowej (tzw. cash flow) i wyniku sprawozdania finansowego – często w grę wchodzą czynniki wizerunkowe, czy kwestie odpowiedzialności osób zarządzających przedsiębiorstwem. W sytuacji, w której spółka nie zatrudnia prawnika, ani nie zleca obsługi zewnętrznej kancelarii prawnej, specjalizującej się w świadczeniu usług prawnych dla firm – naraża się na szereg ryzyk. Wielu z tych ryzyk i wymogów biznes pochłonięty przez bieżącą działalność operacyjną może nie być świadomy.

Nawet jeśli na samym początku przedsiębiorca tworzył swój biznes własnymi rękami, w miarę jego rozwoju, pojawia się pytanie – czy korzystniejszym rozwiązaniem nie jest zapewnienie sobie stałej obsługi prawnej. Takie podejście, chroni przed brakiem zgodności z prawem, wspiera działanie biznesu, który dzięki wsparciu może negocjować umowy lepiej zabezpieczające interesy firmy, a przez to – zapewniać sobie konkurencyjność na wymagającym rynku. Takie podejście w dłuższej perspektywie procentuje, ponieważ przychodzi moment, w którym nie da się dalej prowadzić działalności z ciągłymi przerwami na gaszenie pożarów.

Obsługa prawna dla przedsiębiorstw – różne modele

Modele doradztwa prawnego dla biznesu mogą być różne. Wybór zależy od wielkości przedsiębiorstwa i stopnia regulacji rynku na którym ono działa. Obsługa prawna przedsiębiorstw może być świadczona przez prawnika wewnętrznego tzw. in-house lawyer, zatrudnionego na pełen etat lub na jego część. Większe podmioty tworzą całe działy prawne, zatrudniające prawników z różnymi kompetencjami. Prawnicy biznesowi zatrudnieni w przedsiębiorstwie mogą się specjalizować w takich zagadnieniach jak prawo pracy i ubezpieczeń społecznych, prawo konkurencji i konsumentów, ochrona danych osobowych (w tym samodzielna funkcja IOD), prowadzenie postępowań spornych, praw zamówień publicznych, czy na specjalistycznych zagadnieniach związanych z branżą w której działa podmiot. Zaletą takiego rozwiązania jest szeroko rozumiana dostępność prawników i ich dyspozycyjność w określonym miejscu i czasie.

Alternatywą dla zatrudniania prawnika wewnętrznego jest korzystanie z usług prawnych kancelarii zewnętrznej oferującej stałą obsługę prawną przedsiębiorcy. Dzięki takiemu rozwiązaniu, przedsiębiorca nie musi tworzyć dodatkowych miejsc pracy w swoich strukturach – korzysta bowiem z usług odrębnego podmiotu z którym rozlicza się na podstawie wystawionych faktur. Pozwala to zachować większą elastyczność, w zależności od zapotrzebowania na pomoc prawną, z drugiej strony środki wydatkowane na obsługę przedsiębiorcy co do zasady nie są wartością stałą. Podpisując umowę na obsługę prawną z kancelarią wewnętrzną wskazać musimy rodzaj rozliczeń, w oparciu o który wyliczana będzie cena usług prawnych. Na rynku spotkać się można z rozliczeniem abonamentowym, w ramach którego kancelaria prawna gwarantuje gotowość do świadczenia usług prawnych w ustalonym wymiarze godzinowym. Rozliczeniem ryczałtowym, opartym na oszacowaniu pracochłonności danej sprawy lub opracowywanego dokumentu.  A także na rozliczeniu według stawki godzinowej, która może być stała lub zależna od wykupionych pakietów, przekroczonych progów lub doświadczenia i renomy konkretnych prawników zaangażowanych w realizację zadania. Często rodzaj rozliczeń ma charakter mieszany. W przypadku spraw spornych występować może element „success fee”, czyli premii naliczanej proporcjonalnie do wyegzekwowanego dla Klienta roszczenia. Każdy ze wskazanych rodzajów rozliczeń jest prawidłowy, o ile jest akceptowalny i zrozumiały dla obu stron.

Na popularności zyskuje też model hybrydowy. Polega on na tym, że przedsiębiorca tworzy w swoich strukturach wewnętrznych dział prawny lub zatrudnia etatowego radcę prawnego dla firmy, a dodatkowo jego działanie wspiera zewnętrzna kancelaria, której kierownictwo w porozumieniu z in-hous’em zleca wsparcie w ściśle wyznaczonych zadaniach. W zakresie zadań objętych obsługą kancelarii, czyli zleconych na zewnątrz, prawnik wewnętrzny pełni rolę bezcennego łącznika. Pracownik wyposażony w kompleksową wiedzę prawną na znający niuanse działania przedsiębiorcy, jest w stanie efektywnie dostarczać informacje dla wyspecjalizowanej kancelarii, która w innych okolicznościach nie miałaby dostępu do cennej wiedzy historycznej o swoim Kliencie. Dlatego mimo, że model hybrydowy wydaje się być nie intuicyjnym, w wielu przypadkach okazuje się być optymalnym rozwiązaniem.

Radca prawny czy adwokat?

W tym miejscu warto zadać sobie pytanie – kto lepiej odpowie na moje potrzeby biznesowe, radca prawny czy adwokat? Odpowiedź nie jest oczywista. Zakres kompetencji przedstawicieli obu zawodów prawniczych jest podobny. Aby wykonywać zawód radcy prawnego lub adwokata, absolwent 5-letnich studiów prawniczych musi przystąpić do egzaminu wstępnego na aplikację prawniczą, a następnie po odbyciu 3-letniego szkolenia i praktyk, zdać wymagający egzamin zawodowy. Dopiero wtedy może ubiegać się o wpis na listy prowadzone przez odpowiedni samorząd i samodzielnie wykonywać zawód. Radca prawny może być zatrudniony na umowie o pracę w samym przedsiębiorstwie. Podejmując się współpracy z adwokatem, korzystać będziemy zawsze z obsługi zewnętrznej kancelarii.

Czym zatem się kierować?

Ważniejszym czynnikiem decyzyjnym niż tytuł zawodowy jest doświadczenie zawodowe i specjalizacja prawnika, któremu planujemy zlecić prowadzenie naszej sprawy, czy zlecić stałą obsługę prawną przedsiębiorstwa. Prawo jest rozległą dziedziną, która wymaga biegłej znajomości procedur i postępowań, linii orzeczniczych, a także nowych i projektowanych dopiero przepisów sektorowych. Dlatego tak ważnym jest, aby prawnik który wspierać ma naszą firmę, mógł poszczycić się w swoim portfolio podobnymi sprawami. Przy wyborze obsługi prawnej dla przedsiębiorstwa możemy kierować się również pozytywnymi opiniami znajomych, jednak prawnik który skutecznie prowadził sprawę rozwodową naszego przyjaciela, nie musi być ekspertem w fuzjach, czy IPO na giełdzie papierów wartościowych.

Czynnikiem bardzo indywidualnym jest styl współpracy i ogólne zaufanie do prawnika biznesowego, z którym zdecydowaliśmy się nawiązać współpracę. Możemy zdać się tu na intuicję, ale są również inne czynniki które należy wziąć pod uwag, takie jak: forma i częstotliwość kontaktu, to czy informacje i komunikaty są dla nas zrozumiałe, czy usługi prawne świadczone dla naszej firmy są rozliczane w sposób transparentny. Nie mniej ważne jest również indywidualne podejście i chęć wyjaśnienia z klientem ewentualnych wątpliwości w sprawie, bowiem adwokat lub radca prawny dla firm powinien być naszym partnerem biznesowym, który zna specyfikę działania biznesu dla którego świadczy usługi prawne, tak aby móc proponować najbardziej adekwatne rozwiązania.

W tym miejscu warto zaznaczyć, że prawnik nie jedno ma imię. Wsparciem w aspektach podatkowych dla działu księgowości może być doradca podatkowy, a w przypadku zagadnień własności przemysłowej – rzecznik patentowy. Na różnych etapach działania przedsiębiorstwa konieczne może być skorzystanie z usług notariusza, czy komornika, który pomoże wyegzekwować należne świadczenia od kontrahenta. Większe podmioty lub firmy działające na rynkach regulowanych mogą tworzyć w swoich strukturach stanowiska Compliance Officerów, odpowiedzialnych za zapewnienie zgodności działań przedsiębiorstwa z szeroko rozumianymi regulacjami.

Przedsiębiorcy, którzy mają trudności z zachowaniem płynności finansowej, mogą zwrócić się o pomoc do doradcy restrukturyzacyjnego. Mitem jest, że pełni on jedynie funkcję syndyka, nadzorcy sądowego, czy zarządcy w postępowaniu upadłościowym i restrukturyzacyjnym. Zajmuje się on szeroko rozumianym doradztwem prawnym dla biznesu, zarówno po stronie podmiotów restrukturyzowanych, jak i wierzycieli. Ustawa przewiduje wiele instrumentów wpływania na wynik postępowania restrukturyzacyjnego przez wierzycieli, jak np. możliwość przygotowywania propozycji układowych. Praktyka pokazuje jednak, że korzystają oni z nich niezwykle rzadko.