Ostatnie dni z ePUAP. Co zmieni się od 1 stycznia 2026 r. i jak przygotować się na nową rzeczywistość e-Doręczeń?

Rok 2025 upłynął pod znakiem masowego wdrożenia obowiązkowych e‑Doręczeń dla przedsiębiorców, zawodów zaufania publicznego oraz wielu innych podmiotów zobowiązanych ustawowo. To największa zmiana w komunikacji z administracją publiczną od czasu wprowadzenia ePUAP — i jednocześnie początek końca tego systemu jako podstawowego kanału doręczeń.

Zmiany od stycznia 2026 roku

Od 1 stycznia 2026 r. wchodzimy w nowy etap. ePUAP nie zniknie, ale jego rola zostanie ograniczona do absolutnego minimum. W praktyce oznacza to, że większość pism składanych przez ePUAP nie wywoła skutków prawnych, chyba że przepis szczególny wyraźnie przewiduje taką możliwość.

To nie jest drobna zmiana techniczna. To zmiana, która może przesądzić o terminach, skuteczności odwołań od niekorzystnych decyzji, składanych wniosków, a tym samym o finale całych postępowań administracyjnych.

Dlaczego ePUAP przestaje być podstawowym kanałem komunikacji?

Podstawą prawną  dla nadchodzącej rewolucji jest ustawa o doręczeniach elektronicznych, która wprowadza jednolity, rejestrowany system doręczeń — e‑Doręczenia — jako standard komunikacji z administracją publiczną.

Zgodnie z ustawą:

• podstawowym kanałem doręczeń jest publiczna usługa rejestrowanego doręczenia elektronicznego,
• ePUAP może być stosowany wyłącznie wtedy, gdy przepis szczególny tak stanowi,
• okres przejściowy kończy się 31 grudnia 2025 r.

Od 1 stycznia 2026 r. to właśnie e‑Doręczenia stają się domyślną drogą składania podań, wniosków, odwołań czy zażaleń. Zmiana ta dotknie wszystkich użytkowników ePUAP, zarówno przedsiębiorców mających obowiązek korzystania z e-Doręczeń, tych którzy zostaną nim objęci w kolejnych miesiącach, jak i osoby prywatne, które korzystały z udogodnień e-administracji, ale nie rejestrowały swojego adresu w BAE (Bazie
Adresów Elektronicznych) na której opierają się e-Doręczenia.

Co to oznacza w praktyce?

Doręczenia przez ePUAP będą skuteczne tylko wyjątkowo.

Jeśli przepis szczególny nie przewiduje możliwości złożenia pisma przez ePUAP, urząd może odnotować wpływ pisma, ale nie nadać mu skutku prawnego.

To oznacza, że:

• termin nie zostanie zachowany,
• postępowanie inicjowane na wniosek nie zostanie wszczęte,
• odwołanie lub zażalenie na niekorzystne rozstrzygnięcie nie zostanie uznane za wniesione.

Ryzyko jest zatem realne i dotkliwe w skutkach.

Przegląd procedur wewnętrznych

Z punktu widzenia przedsiębiorców, którzy dotychczas nie zostali objęci obowiązkiem e-doręczeń wiąże się to z koniecznością zweryfikowania swoich procedur. Warto zacząć od przekazania informacji osobom, które odpowiadają za komunikację z urzędami.

Wysyłka pisma przez ePUAP może się bowiem okazać nieskuteczna.

Dlatego konieczne jest:

• sprawdzenie, czy w przypadku konkretnego pisma jest przepis szczególny, który dopuszcza wysyłkę ePUAP po dacie 31 grudnia 2025 r.
• ustalenie, czy organizacja posiada aktywny adres do doręczeń elektronicznych (ADE), a jeśli z jakiegoś powodu nie założyła go w ostatnich miesiącach – dopełnienie tego obowiązku,
• aktualizacja instrukcji wewnętrznych i procedur związanych z elektronicznym zarządzaniem dokumentacją, wysyłkowych – tak by zapewnić ich zgodność z prawem (zadania dla analityków biznesowych, Complaince, prawników wewnętrznych).

Co zrobić, jeśli przepis szczególny nie przewiduje komunikacji przez ePUAP?

Jeśli od stycznia 2026 roku, przepisy wyłączają możliwość działania przez ePUAP, pozostają dwie ścieżki:

• Tradycyjna forma komunikacji z urzędem – złożenie pisma osobiście lub pocztą.
• e‑Doręczenia – jeśli podmiot posiada aktywny adres w BAE (a jeśli nie — konieczna jest rejestracja).

Decydując się na rejestrację adresu w BAE i korzystanie z e-Doręczeń, należy mieć świadomość skutków prawnych takiego ruchu. Urząd będzie mógł wysłać korespondencję pod elektroniczny adres, a jej niepodjęcie w terminie 14 dni będzie objęte tzw. fikcją doręczenia. Skrzynka będzie musiała być zatem na bieżąco monitorowana przez nas lub wyznaczonego pełnomocnika.

Dlaczego to takie ważne?

Skutkiem podjęcia próby doręczenia przez ePUAP, będzie uznanie takiego doręczenia za bezskuteczne. W wielu przypadkach może to doprowadzić do nieświadomego zaniedbania terminów urzędowych. Nieświadoma strona postępowania administracyjnego, która „skarżyła przez ePUAP” decyzję po 31 grudnia 2026 r. w praktyce doczeka się jej uprawomocnienia, czekając na decyzję organu odwoławczego.

Na tym etapie nie wiadomo jak będzie wyglądał system od 1 stycznia 2026 roku, czy określone funkcjonalności będą blokowane, czy będą wysyłane komunikaty o bezskuteczności doręczenia, czy żadne z powyższych, stąd zalecamy podwyższoną ostrożność, a w razie wątpliwości – kontakt z Kancelarią.

Jest 2026 rok – pismo poszło… co teraz

Jeśli czytają Państwo ten materiał po Nowym Roku, zalecamy spokój. Jeżeli wysłali Państwo pismo przez ePUAP niedawno, istnieje szansa, że ponawiając wysyłkę uda się zachować termin. Liczenie terminów w postępowaniu administracyjnym jest specyficzne.

Jeżeli od wysyłki minęło już nieco więcej czasu, sytuacja komplikuje się. Nie oznacza to jednak od razu przegranej w postępowaniu przed organem. Organy w toku postępowania administracyjnego dopuszczają się często wielu błędów lub zaniedbań. Czasem wystarczy jeden trafny zarzut skierowany przez doświadczonych pełnomocników, który uchroni stronę przed  dotkliwymi skutkami błędu.

Każda sprawa jest indywidualna, zespół naszej Kancelarii przeanalizuje dla Państwa, czy:

• jest możliwość złożenia wniosku o przywrócenie terminu i dopełni wszelkich formalności,
• czy jest możliwość skorzystania z któregoś z trybów nadzwyczajnych przewidzianych w p.p.s.a. lub w przypadku postepowań hybrydowych w k.p.c.,
• jakie są dostępne inne kroki, w razie gdyby skutki doręczenia nie były już wzruszalne.

Czy ePUAP zostanie wyłączony?

Przez najbliższe lata, do czasu pełnego wdrożenia e-Doręczeń skrzynka na ePUAP  będzie dostępna. Będzie można na niej znaleźć starą korespondencję z urzędem i urzędowe potwierdzenia złożenia korespondencji.

Jak zatem przygotować się na 1 stycznia 2026 r.?

1. Zweryfikować, czy organizacja posiada aktywny adres do doręczeń elektronicznych. Możliwość nieodpłatnego korzystania z e-Doręczeń posiadają też osoby fizyczne.
2. Przejrzeć procedury i instrukcje wewnętrzne.
3. Przeszkolić pracowników odpowiedzialnych za kontakt z administracją, w tym pracowników sekretariatów.
4. Sprawdzić, które sprawy nadal można załatwiać przez ePUAP. Nie wszystkie bowiem załatwimy przez e-Doręczania, nawet dysponując aktywnym adresem.
5. Ustawić wewnętrzne alerty i checklisty dotyczące terminów.

W razie jakichkolwiek wątpliwości co do planowanych zmian, zachęcamy do kontaktu z Kancelarią.